アポ取りしやすくなる日程調整メールとは

photo-ac.comより
打ち合わせの日程を決めたり、書類の確認をしたり、ビジネスでは多くの約束事・確認事がメールで行われます。メールの文章自体はさっと目を通せますが、このさっと目を通す数秒で感じる直感はとても大きいものです。いくつかの文例を見ていきましょう。
日程調整をメールでやり取りする際、何の限定もなく、「いつがよろしいですか」と聞かれても、漠然としすぎて決めようがありません。多忙なときや無理して約束を設定する必要のない相手だと、なおさら返信に困ってしまいます。
一方で「来週の水曜日の14時～16時でいかがでしょうか」と、いきなり日時を指定されても、唐突な感じがします。これでは自分の予定を優先するデリカシーのない人物と思われても仕方がありません。
気遣いができる人は「来月あたり」「来週あたり」と、まずゆるやかな期限を指定します。この後に、「ご都合のいい日はございますか？」と続いたら、スケジュールを確認する気にもなります。
私の経験からいうと、「月初めでいかがですか」「週明けでいかがですか」と、範囲を狭めてアプローチすると、忙しい人との日程調整もスムーズに進みます。例として、生保会社の営業マンからのメールを見てみましょう。
(1)○○様、「いつがよろしいですか」
〈受け取る側の気持ち〉
保険に満足していたり関心がない場合は、不快に思うだけ。会うくらいならいいかと思っている場

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