コロナ禍では、多くの企業がリモートワークを導入したが、その中では紙書類の共有ができないことが問題点として浮き彫りになっている。たとえば、取引先から送付される請求書は「紙」で郵送されることが多く、それを確認するためにオフィスに行かなければいけない非効率さが指摘されている。そこで、リモートワークの普及を転機として、業務のペーパーレス化は一気に進むことになりそうだ。
2014年に米カリフォルニア州で創業した「Ripcord」は、紙文書のペーパーレス化ロボットを開発する会社で、オフィスの倉庫に眠っている大量文書を自動スキャンして、AIアルゴリズムによる高精度のOCR文字変換後にPDF化した文書データを、カテゴリー別にクラウドサーバーに保管して、権限を与えられた社員は目的のファイルを検索、アクセスできる環境を提供している。
紙文書をスキャンしてペーパーレス化を代行する業者は他にもあるが、それらは通常150～300dpiの白黒データとして保存するのに対して、同社のスキャンロボットは600dpiの高精度フルカラーでスキャンすることが可能で、文書１枚あたりを電子化する時間も10分の１程度と短い。Ripcord社がスキャンロボットを配置しているセンターでは、1日あたり5000万レコードの電子文書化が可能な性能がある。
なお、電子化された後の紙文書は、情報漏洩の心配が無い安全なルートで廃棄、リサイ
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