【例文付き】シーン別担当変更メールの作り方！

担当者の退職、部署異動により、担当変更の連絡をしないといけないシーンは多々あります。

電話や対面で伝えるのが一般的ですが、急な担当変更のため取り急ぎメールでのご連絡をするという場合もあるかと思います。こうした担当変更についての連絡をする際は、ただ変更になった事実を伝えるだけではいけません。引き続き関係を続けてもらうためにも、丁寧に伝える必要があります。

その際に役に立つ例文をシーン別にご紹介しますので、メールを書く際の参考にしてみてください。

担当者変更メールの大原則

担当者変更メールはただ連絡すれば良いという訳ではありません。

今後も良い関係性を維持するためには、前任者・後任者から丁寧な連絡をする必要があります。そのためには、メールの大原則やシーン別のポイントを踏まえてメールを作成することが重要です。

担当変更メールで大事なこと

担当が変更する際にお客様が一番知りたい情報としては、「誰が」「いつから」後任として担当するかです。

この点は必ず伝えるようにしましょう。また良い関係性を維持するために、下記項目も加えて連絡することが担当変更メールでは大切になります。

・基本的に担当者が変更する旨のメールは前任者がお客様へ送る・新しい担当者が営業や業務を始める前にメールを送る・担当変更の理由は簡潔にわかりやすく伝える



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