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ワークフローシステムの導入メリット
起業ウェブメディアワークフローとは
ワークフローとは、1つの業務における作業の流れを図式化し可視化したもののことです。業務を可視化することで作業が効率化でき、ミスが少なくなるといったメリットがあります。そして可視化した業務の流れをコンピューターに取り入れ、作業の一部を自動化したものをワークフローシステムといいます。
ワークフローはよく、BPMと混同されますが、ワークフローとBPMには次のような違いがあります。
ワークフローは稟議書の申請・承認など各種書類における作業を効率化し、ミスをなくすツールとして活用されているもので、業務に対する作業の効率化を図ることを目的としています。
一方、BPMは企業全体としての「計画→実施→検証→改善」といったPDCAサイクルの中で、それぞれのプロセスにおける業務が適切に行われているかどうかを可視化して、その改善を図るために活用されます。
紙の文書によるワークフローの課題
通常、稟議書などの各種申請書には上司もしくは役員など、上長からの印鑑承認を必要とします。この一連の流れの中には、「承認までに時間がかかる」「紙代や印刷代などの経費がかかる」「書類の保管場所が必要」「書類を紛失してしまう危険性がある」「経過を把握できない」という、紙の文書であるがゆえの課題があります。
１．紙の申請は承認までに時間がかかる
紙の申請書による承認申請だと、主に社外で活躍する営業職にと
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