添付ファイルを正しく扱おう

メールには「ファイルを添付して送る」という便利な機能があります。10年以上前は、データをCD-ROMに焼いてバイク便で送ることもありました。しかし今では、大容量のファイルもメールに添付したり、サーバーにアップしたりするなどして簡単に送れるようになりました。今回は、お客さまに好印象を与える、気が利く人になる、添付ファイルの扱い方を解説します。
添付ファイルは何MBまでが許されるの？
お客さまに添付ファイルを送るときに、まず注意すべきなのはファイルサイズです。
スマートフォンで大容量の画像ファイルをやり取りすることに慣れている20代をはじめ、ファイルサイズを気にしたことがないという方も多いようです。
しかし、プライベートとビジネスは違います。「送れるなら問題ない」という声も聞こえそうですが、メールサーバーの容量が小さい場合、10MBの大きなファイルがいきなり届くと、それで領域を圧迫することもあります。あなたが送ったメールの影響で、他のメールが受信できなくなることもあり得るのです。相手に迷惑をかけてしまいます。
相手に許可を取らずに送ってもいいファイルの容量は2MBまで。それを超えるときは様子を見ながら対応します。「4MBのファイルを送りたいのですが、添付してもよろしいでしょうか？」と確認すると「配慮がある人だ」と感じてもらえるでしょう。
もちろん、通常3MBから4MBのファイルのやり取

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