大量のメールを効率よく処理する方法

パソコンが普及したことにより、ビジネスでは顧客とのメールのやり取りが急激に増えました。そのため私たちは、メールチェックと返信に多くの時間を割かれています。毎日必ず目にするメールをもっと効率良く処理できれば、他の作業に時間を充てることができるでしょう。今回は、メールの便利な処理方法についてご紹介します。
メールを処理する時間を決めておく
仕事の合間にダラダラとメールを見続けていては、時間を浪費する原因になります。事前にメールをチェックする時間を決めて返信も一緒に済ませると、まとめてメールを処理することが可能です。たとえば仕事が始まる朝の30分はメールチェックと返信に充てたり、昼休憩の直後に午前中に届いたメールを対処したりというように、あらかじめ決めておきます。
決めた時間を超えてしまったら、メールの処理が終わっていなくても、重要なメールの返信意外は改めて対応するという決まりを設けましょう。そうすれば無駄にメールボックスを見ることもなくなり、他の作業に集中することができるようになります。
返信の重要度ごとにフォルダで分ける
役職によっては、多い人だと一日で数百のメールを受け取ることがあります。すぐに返信した方がいい内容や、単にCCに入れられて送られてくるものなど様々です。そんなときはメール内容の重要度によってフォルダに割り振ると、返信すべきメールの優先順位をつけられ、返信漏れをなくす

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